Buchungen und Angebote mit und ohne automatische Bestätigung
Beim Vermieten von Ferienwohnungen gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Buchungsvorgang zu gestalten. In der Vor-Internet-Zeit, hat der Gast einen Zeitraum angefragt, der Vermieter daraufhin ein Angebot abgegeben (mit oder ohne Reservierung) und der Gast hat dann dieses Angebot angenommen oder es verfallen lassen. Prinzipiell hat sich daran nichts geändert, außer der Tatsache, dass sich einige der Schritte automatisieren lassen. Üblich sind im Jahr 2022 folgende vier Verfahren:
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Buchungsanfrage mit Bestätigung durch den Vermieter
Dies ist der Standard-Prozess bei More-Bookings, wenn Sie keine weiteren Einstellungen tätigen. Der Gast sucht sich auf Ihrer Website seinen Zeitraum heraus, sieht die freien Zeiten und erstellt eine Buchungsanfrage. Daraufhin bekommt der Vermieter eine E-Mail und kann diese Anfrage bestätigen, ablehnen oder Rückfragen stellen. Sobald der Vermieter bestätigt, bekommt der Gast eine Buchungsbestätigung mit einer Zahlungsaufforderung und der gebuchte Zeitraum wird blockiert. Damit die "Buchungsannahme mit einem Klick" funktioniert, müssen Sie bitte vorher das Template "Buchungsbestätigung mit Zahlungs-Info" aktivieren.
Damit Sie dieses Template aktivieren können, müssen Sie vorher einmal Ihre Unterkunfts-Adresse und Ihre Kontonummer unter "Einstellungen" eingetragen haben. Denn ansonsten weiß der Gast weder, wo er wohnt, noch wie er bezahlen kann.
In dem Template können Sie jeden Text schreiben, der Ihnen gefällt. Sie können weitere Informationen auch als PDF automatisch an diese E-Mail anhängen lassen. Viele Vermieter haben eine Anfahrtsskizze, Wohnungs-Informationen, einen WLAN-Code oder eine Haus-Ordnung, die sie jedem Gast zur Verfügung stellen wollen. Wenn Sie diese Dokumente einmalig erstellen und der Vorlage hinzufügen, können Sie sie nicht mehr vergessen.
Sofortbuchung (Anfrage mit automatischer Bestätigung)
Wenn Sie möchten, dass jede Buchungsanfrage sofort automatisch bestätigt wird, ohne dass Sie noch einmal draufschauen und die Buchung freigeben, dann funktioniert dies genau wie im obigen Verfahren, mit dem einzigen Unterschied, dass Sie das Template "Sofortige Buchungsbestätigung nach Anfrage" aktivieren. Dieses Template "weiß", dass es jede Anfrage sofort bestätigen und den Zeitraum als "Belegt" eintragen soll. Ansonsten kann es genauso angepasst und verändert werden, wie jedes andere Template auch.
Angebotsanforderung und Erstellung mit Reservierung
Diese Option bieten wir bei More-Bookings mit Stand vom Dezember 2022 noch nicht an. Sie können natürlich Angebote verschicken und den Zeitraum manuell blockieren und nach ein paar Tagen wieder freigeben, aber das ist nicht wirklich elegant. Wir sind dran und eines Tages werden wir auch hierfür eine elegante Lösung anbieten können. Da dieses Feature selten nachgefragt wird, kommt es einfach "später".
Angebotsanforderung und Erstellung ohne Reservierung
Damit der Gast weiß, dass er sich ein Angebot schicken lassen kann, sollten Sie im ersten Schritt die Beschriftungen der Buttons im Buchungsdialog anpassen. Der Standard-Text zum Aufruf des Buchungsdialoges ist "Preisauskunft und Buchung". Das könnten Sie anpassen auf "Preisauskunft und Angebots-Erstellung". Oder auch auf jeden anderen Text, der Ihnen gefällt. Das gleiche gilt für den Text, der das Buchungformular abschickt. Der Standard-Text ist "Jetzt buchen". Vielleicht passt "Angebot anfordern" besser zu Ihrem neuen Prozess. Änderungen an den Buchungstexten nehmen Sie vor unter "Einstellungen"
Im nächsten Schritt können Sie jetzt die Angebots-Vorlage bearbeiten, die automatisch an den Gast geschickt wird. Hierbei gelten die gleichen Schritte, die oben für den Standard-Prozess beschrieben wurden: Sie müssen bitte vorher Ihre Vermieterdaten (inkl. Kontoverbindung) und die Daten zu Ihrer Unterkunft (inkl. Adresse) unter "Einstellungen" festgelegt haben. Den Text Ihres Angebotes und auch Datei-Anhänge können Sie wieder vollkommen frei festlegen. Danke Sie daran, die Vorlage zu "aktivieren" und dann zu speichern.
Automatische Angebots-Annahme durch den Gast?
Wenn ein Gast sein Angebot annimmt, sind die nächsten Schritte üblicherweise recht langweilig: Sie bekommen eine E-Mail vom Gast, markieren die Anfrage im System als Buchung, blockieren dadurch den Zeitraum auch in allen angeschlossenen Portalen und schicken dem Gast eine Buchungsbestätigung mit Zahlungsaufforderung. Weil langweilige Aufgaben besser von Maschinen erledigt werden, haben wir diesen Prozess automatisiert. Im letzten Absatz der Mail-Vorlage findet der Gast einen Text, dass er durch Klicken auf einen dort hinterlegten Link sein Angebot selber annehmen kann. Klickt der Gast auf diesen Link, wird ihm seine Anfrage noch einmal angezeigt (sofern der Zeitraum noch frei ist) und er kann sein Angebot selber verbindlich annehmen. Dann wird automatisch die hinterlegte Buchungsbestätigung (siehe oben "Standard-Prozess") an den Gast verschickt, die Anfrage als Buchung eingetragen, der Zeitraum in allen Portalen gesperrt. Wie das aus Sicht des Gastes aussieht, haben wir hier beschrieben: Angebote an Gaeste versenden
