E-Mails an Gäste

E-Mails, die Sie in More-Bookings versenden oder empfangen, werden automatisch einer Buchung zugeordnet. Wenn Ihr Gast Sie anruft, haben Sie durch einen Klick auf die Buchung immer die gesamte Kontakt-Historie auf einen Blick. Außerdem können Sie sich mit Templates und automatischen Mails viel Zeit sparen. Es gibt drei verschiedene Arten von E-Mails in More-Bookings.

• Klicken Sie auf die Buchung und dort dann auf „E-Mail-Verlauf“

(Das funktioniert natürlich nur, wenn Sie bei den Buchungsdaten eine E-Mail für den Gast angelegt haben).

• Schreiben Sie Ihren Text und fügen Sie ggf. einen der Anhänge an.
• Dokumente hängen Sie an, indem Sie das Kästchen neben dem Dokument anklicken. Wollen Sie wissen, wie das Dokument aussieht, klicken Sie einfach drauf und es geht ein neues Fenster mit dem Dokument auf. Wenn Sie das Fenster irgendwann wieder schließen, befinden Sie sich immer noch im gleichen email-Dialog und können den Anhang ggf. anhängen.

• Sobald Sie auf „Absenden“ klicken, wird Ihre Mail durch More-Bookings in Ihrem Namen an Ihren Gast gesendet. Wenn der Gast auf die Mail antwortet, wird die Mail an More-Bookings gesendet, an der Buchung gespeichert und dann automatisch an Ihre hinterlegte E-Mail weitergeleitet. Wenn Sie dann auf „Antworten“ klicken, geht das gleiche Spiel von vorne los und der gesamte Mail-Verkehr wird an der Buchung gespeichert.

• Haben Sie Ihre Vorlage erst einmal erstellt, müssen Sie sie nur noch auswählen und auf den „Senden“-Button klicken. Alle Daten des Gastes, wie die Anrede, Buchungsdaten und Bezahlzeitpunkte wurden schon automatisch in die E-Mail hineingeschrieben.
• Sie können die E-Mail noch einmal durchlesen und ggf. individuelle Änderungen vornehmen. Das müssen Sie aber eigentlich nicht.
• Anhänge und PDF-Dokumente werden automatisch an die E-Mail angehängt.
• Die Archivierung und Weiterleitung läuft genau wie bei den spontanen E-Mails

• Wenn Sie mit Ihren Vorlagen zufrieden sind, können Sie festlegen, dass E-Mails - auch mit Anhängen - automatisch verschickt werden. Dies legen Sie fest unter „Vorlagen“–„E-Mail-Vorlagen“–>„automatischer Versand“
• Die Möglichkeiten, die Sie dort einstellen können, sind je nach E-Mail verschieden. Die „Dankes-E-Mail“ muss nur aktiviert werden und wird automatisch am Tag nach der Abreise des Gastes (wenn er schon wieder einen Tag zuhause ist) versendet. Die Buchungsbestätigung wird automatisch versendet, sobald Sie in der Ein-Klick-E-Mail auf „Bestätigen“ geklickt haben. Bei einer neu von Ihnen erstellten Vorlage können Sie den Versand-Zeitpunkt, die Empfänger und natürlich die Inhalte vollkommen frei wählen.

• Anfahrtsbeschreibung und Packliste 8 Tage vor Anreise des Gastes
• Versand einer digitalen Kopie Ihrer Hausmappe am Tag vor der Anreise des Gastes.
• Versand einer Willkommens-Mail am Ankunftstag.
• Dankes E-Mail am Tag nach der Abreise. Möglichst mit Gutschein für eine Direkt-Buchung
• E-Mail an Ihr Putz-Team als Erinnerung zwei Tage vor bevorstehenden Betten-Wechseln
• E-Mail an Ihren Verwalter bei jeder neuen Buchung
• E-Mail an den Gast x Wochen vor Anreise, dass die Rest-Zahlung jetzt fällig wird.
• E-Mail an sich selber. 3 Wochen nach Buchung zur Prüfung, ob die Anzahlung eingegangen ist.

E-Mails werden gerne hin- und her geschickt. Damit auch die Antworten des Gastes und die Antworten der Vermieter auf die Antwort des Gastes in der Historie landen, generiert More-Bookings pro Buchung eine eigene E-Mail-Adresse, von der aus wir die Mail an den Gast senden. Diese ist lang und hässlich und Menschen halten diese Adressen für Spam. Daher senden wir die E-Mails von einem hübscheren Account: emails@more-bookings.de. ABER: Wir setzten eine „Reply-To“-Adresse in diese E-Mail ein. Wenn also der Gast auf „Antworten“ klickt, dann geht die Antwort an die hässliche Adresse, wird dort der Buchung zugeordnet und in die Buchungshistorie eingehängt und als Kopie an die eingetragene E-Mail des Vermieters gesendet. (Auch wieder mit Reply-To, damit die Kommunikation in beiden Richtungen archiviert werden kann) Das klappt in 99 von 100 Fällen.

Sobald aber ein Gast die Adressen „manuell“ eingibt, funktioniert Reply-To nicht mehr und wir bekommen die Mail ins Reste-Account. Da hier jemand „manuell“ raten muss, für wen diese E-Mail bestimmt war, wird die E-Mail nicht an die Historie angehängt, sondern einfach an Sie als Vermieter gesendet. Das kann man bestimmt noch automatisieren, aber das machen wir, wenn es häufiger vorkommt.

Jede E-Mail geht IMMER an Ihre E-Mail-Adresse, welche bei „Einstellungen–>Gastgeber-Daten“ eingestellt ist. Zusätzlich können Sie noch diverse weitere Empfänger bei den Vorlagen unter „Empfänger“ einstellen. Und natürlich gehen Gast-Mails an den Gast. Dafür wird die Adresse aus der Buchung benutzt.

Für Ihr Putz-Team oder Ihren Verwalter, empfehlen wir Ihnen, beiden den Link „ical mit Gast-Daten“ (Einstelungen) zur Verfügung zu stellen. Dann haben beide in ihrem Kalender auf dem Handy automatisch immer den aktuellen Belegungsplan mit den Gast-Daten und allen Besonderheiten der Buchung.

Der Mail-Versand wird über einen der zuverlässigsten Mail-Versender der Welt durchgeführt. (Mailersend.com). Über diesen versenden auch „die Großen“ Ihre Mails. Beim Versand wird als Absende-E-Mail unser Reste-Account (emails@more-bookings.de) genutzt. Interessanterweise hasst „T-Online“ diesen Mail-Versender und stuft alle unsere E-Mails als Spam ein. Daher werden alle E-Mails an T-Online-Accounts über einen anderen Mail-Dienstleister verschickt. Für alle E-Mails gilt: Als Antwort-Adresse (reply-to) wird ein E-Mail-Postfach eingetragen, welches speziell für eine einzelne Buchung erstellt wird. Darüber kann unser System jede E-Mail eindeutig einer Buchung zuordnen und wieder an den richtigen Empfänger schicken. Einzelne Clients allerdings ignorieren die „Reply-To“-Adresse. In diesem Fall landen die Mail in unserem Reste-Ordner und werden dort manuell durchgesehen. Sobald dieser Fall häufiger vorkommt, werden wir hierfür eine automatische Lösung finden.